Gebouwen efficiënter gebruiken door vastgoed te delen en gedrag te sturen

Challenge info

000000
Dagen Uur Minuten

Deadline: 20 januari 2020
Status: Deadline verlopen
Prijzen(geld): Max. €25.000 | Programma

Share challenge

Max. €25.000 | Programma

deadline verlopen

Het Rijksvastgoedbedrijf heeft de grootste kantorenportefeuille van Nederland, maar deze kantoren worden niet optimaal gebruikt. Zo is er in veel kantoren op dinsdag en donderdag piekdrukte en op woensdag, vrijdag en vakantieperioden hebben veel kantoren juist een lage bezetting. Door efficiënter gebruik te maken van de bestaande kantoren, kan worden voorkomen dat er meer kantoorpanden moeten worden aangekocht of gebouwd voor piekmomenten; wat zowel qua materiaal als energiegebruik niet duurzaam is. De uitdaging is dat er een betere capaciteitsverdeling komt door meer spreiding tussen de kantoren en meer spreiding in tijd.  

 

De kern van het probleem ligt zowel in de regels (elke organisatie heeft eigen beveiligings- en ICT-regels en hanteert andere voorwaarden) als in het gedrag van de gebruikers van deze panden. Hoe zorg je ervoor dat je mensen stimuleert tot écht flexwerken - in de werkomgeving en op de dag en tijd die op dat moment het beste passen, met uiteindelijk een win-win voor duurzaamheid en gebruikersgemak/ werkplezier?

 


 

Waar zijn we naar op zoek?

Een nieuwe of al bestaande startup voor een oplossing die meerdere doelen dient:

  • De kans creëert om vastgoed te delen;
  • de mentaliteit en manier van werken van ambtenaren aanpakken, hen te prikkelen of inspireren tot flexibeler werkgedrag (bijv. per dag(deel) bewust kiezen voor de dan beschikbare werkruimte);
  • inzichten geeft in wat (niet) werkt in beïnvloeding van gedrag

 

Op basis hiervan moet voortaan anders worden nagedacht over de functie van gebouwen, meer richting een deeleconomie en meer fluïde in functie. Dit begint met begrip en inzicht in de huidige situatie en gebruikers een werkbare, realistische oplossing kunnen bieden die de veiligheid en het comfort niet schaden. Er moet daarmee dus ook rekening worden gehouden met beveiliging en ICT-structuren op elke locatie.

 

Waar zijn we niet naar op zoek?

  • Geen werkplekcheck oplossing die niet gebruikt wordt: er zijn al meerdere werkplekcheck oplossingen (sensoren, data, software) uitgeprobeerd in kantoren, maar veel van deze oplossingen werken niet goed vanwege de technische complexiteit of zijn niet gebruiksvriendelijk, waardoor gebruikers de toepassing simpelweg niet gebruiken. 
  • Geen (technische) oplossingen die zich alleen op het gebouw richten, we doen namelijk zelf al veel aan verduurzaming van gebouwen. We willen deze challenge specifiek op het gedrag en de cultuur richten.

 

 

Wat is er te winnen in het programma?

  • Maximale vergoeding van €25.000,- die we in passende termijnen uitkeren.
  • Vijf maanden co-creatie accelerator-programma
  • Mentors en deskundigen;
  • Een werkplek om samen te werken met onze ambtenaren.
  • Toegang tot het netwerk van de overheid;
  • Promotie van de startup en mogelijke media-aandacht;

 

 

Voorwaarden en selectiecriteria

 

 

Timeline

  • Donderdag 21 november: Lancering challenge
  • 12 December: Informatie meetup - meld je aan voor 6 december: aanmelden
  • Vragen stellen kan tot en met 2 januari
  • Maandag 20 januari 12.00: deadline insturen aanmelding (was 17 januari 12.00)
  • Wordt later bekend gemaakt: eerste selectie
  • Wordt later bekend gemaakt: live-pitches

 

 

Vragen

  • (Inhoudelijke) vragen over deze challenge kan je stellen via de discussion page
  • Vragen en meer uitleg over het Startup in Residence InterGov programma kan je stellen en vinden op deze pagina.

anoniem 27-12-2019
Beste, ik las in de leidraad dat de vragen die gesteld zijn op 16 december uiterlijk op 19 december gepubliceerd worden maar bij de discussie pagina van de challenge zien we deze nog niet staan. Kunnen we deze alsnog binnenkort verwachten of staan ze op een andere plek?

Ministerie van BZK 10-01-2020
De antwoorden zijn op dit moment allemaal te vinden op de discussiepagina. Dit betreft zowel de antwoorden op de vragen die tot 16 december zijn gesteld, alsmede de antwoorden op de vragen die in de periode 17 december tot en met 2 januari zijn gesteld.

Bjorn Groninger 03-01-2020
Waar kan ik de vragen en antwoorden vinden van de vragen gesteld tot 16 december? Deze zouden uiterlijk 19 december 2019 gepubliceerd worden.

Ministerie van BZK 10-01-2020
De antwoorden zijn op dit moment allemaal te vinden op de discussiepagina. Dit betreft zowel de antwoorden op de vragen die tot 16 december zijn gesteld, alsmede de antwoorden op de vragen die in de periode 17 december tot en met 2 januari zijn gesteld.

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020
Wat weten jullie over de sociale aspecten? Bijvoorbeeld wat betekent beter?

Ministerie van BZK 07-01-2020
Sociale aspecten kunnen gehaald worden uit diverse onderzoeken. Diverse belevingsonderzoeken zijn openbaar en medewerkerstevredenheids en klanttevredenheidsonderzoeken kijken of we die beschikbaar kunnen of een samenvatting van de sociale aspecten beschikbaar stellen. Beter betekent een hogere score op de betreffende indicatoren van deze onderzoeken.

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020
In hoeverre speelt HR een rol?

Ministerie van BZK 07-01-2020
HR speelt een rol, omdat gedrag en cultuur er mee samen hangen. Personeelsbeleid kan verschillen per organisatie, wel geldt voor de hele rijksdienst het Strategisch Personeelsbeleid Rijk 2025 geldt https://www.rijksoverheid.nl/documenten/rapporten/2018/06/01/strategisch-personeelsbeleid-rijk-2025

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020
Is er een specifiek gebouw waar de challenge betrekking op heeft?

Ministerie van BZK 07-01-2020
Nee, het vraagstuk speelt in principe in de hele kantoorvoorraad. Het is wel mogelijk om een pilot te doen in een nader te bepalen kantoor.

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020
In hoeverre delen de overheid/ministeries elkaars gebouwen?

Ministerie van BZK 07-01-2020
Verschillende organisaties zitten in één gebouw. In beginsel werken rijksmedewerkers voor hun eigen organisatie in het kantoor van hun organisatie. Deels worden verdiepingen gedeeld en kunnen rijksmedewerkers toegang krijgen tot de kantoren van andere ministeries. Daarnaast geldt er een verschillend toegangsbeleid per gebouw. De meeste rijksmedewerkers hebben een Rijkspas. Met deze Rijkspas zijn op drie manieren toegang te krijgen tot een gebouw: 1. Toegang tot de kantoren van de eigen organisatie (standaardinstelling van de Rijkpas); 2. Binnen zonder kloppen (Per kantoor toegang digitaal aanvragen en na aanvraag wordt toegang automatisch gehonoreerd); 3. Binnen met kloppen (Per kantoor toegang digitaal aanvragen met opgeven van contactpersoon (medewerker van betreffend ministerie). Deze contactpersoon moet toestemming geven.

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020
In hoeverre zijn jullie bereid om kantoren buiten de overheidsinstanties te benutten?

Ministerie van BZK 07-01-2020
Dat kan mits de kantoren voldoende kwaliteit en veiligheid bieden en de locatie in beginsel goed bereikbaar is met openbaar vervoer.

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020
Hoe wordt de bezetting op dit moment gemeten? En op welk detail?

Ministerie van BZK 07-01-2020
Er worden in kantoorpanden handmatige bezettingsgraadmetingen gedaan door een extern bedrijf. Afhankelijk van de behoefte worden die eens in de zoveel jaar uitgevoerd. Deze metingen worden gedurende twee weken gedaan elk uur tussen 9 en 17 uur. Hierbij wordt de bezetting van bureauwerkplekken, communicatieplekken en vergaderzalen gemeten en de soort activiteit geregistreerd.

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020
In hoeverre is privacy een issue bij de medewerkers op het moment dat data gebruikt wordt bij een startup?

Ministerie van BZK 07-01-2020
Ja, privacy is een issue. Alle voorgestelde oplossingen moeten voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming en een Privacy Impact Analyse voor worden gedaan.

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020
Wie gaan de inzendingen beoordelen en wat is hun functie?

Ministerie van BZK 07-01-2020
De samenstelling van de beoordelingscommissie bestaat in ieder geval uit de Innovatiemanager van Rijksvastgoedbedrijf en senior adviseur bedrijfsvoering van de directie Inkoop, Faciliteiten, Huisvesting Rijk van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties (beleidsmaker).

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020
In hoeverre is er bereidheid het beveiligingsprotocol aan te passen ten behoeve van een duurzame bedrijfsvoering.

Ministerie van BZK 07-01-2020
Het beveiligingsprotocol aanpassen is niet eenvoudig, maar willen we zeker overwegen zolang de te beschermen belangen voldoende beschermd blijven.

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020
Speelt de drukte op de piekmomenten en hoe hierop in te spelen met design ook een rol in de beschrijving?

Ministerie van BZK 08-01-2020
Als met de vraag bedoeld wordt of interieuroplossingen behoren tot de mogelijke oplossingen voor deze challenge, dan is het antwoord: ja, mits dit bijdraagt aan de beoogde doelen en binnen de gestelde condities kan worden aangeboden.

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020
Is er een inventarisatie van alle beschikbare werkplekken, vergaderruimten en faciliteiten?

Ministerie van BZK 07-01-2020
Er is niet één databestand waarin alle beschikbare werkplekken, vergaderruimten en faciliteiten in opgenomen zijn. Wel zijn er per locatie inventarisaties, maar die zijn wisselend in compleetheid en kwaliteit. Voor sommige panden is het raadplegen van meerdere systemen nodig.

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020
In hoeverre is het mogelijk om thuis/op een ander ministerie/ergens anders te werken?

Ministerie van BZK 07-01-2020
Dit verschilt per rijksonderdeel en per functie. Het varieert van overal kunnen werken tot alleen op kantoor kunnen werken. De meeste rijksmedewerkers hebben, via een internetwerkplek, toegang tot minimaal de standaardkantoorapplicaties, toegang tot bestanden en het rijksintranet.

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020
Wat hebben jullie zelf al geprobeerd om dit probleem op te lossen?

Ministerie van BZK 07-01-2020
Verspreid over de rijksdienst zijn incidenteel interventies gedaan, zoals het plannen van vaste managementoverleggen op de vrijdag, een “binnendag”, waar een hele afdeling geacht wordt op kantoor te zijn op de woensdag, of grotere bijeenkomsten / congressen op de woensdag of vrijdag.

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020
Waarom wordt de vraag naar werkplekken groter?

Ministerie van BZK 07-01-2020
De personele formatie is toegenomen en het aantal werkplekken is de afgelopen jaren flink gedaald waardoor de druk op werkplekken groter is geworden.

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020
Waarom alleen de focus op tevredenheid en niet zo zeer op de mogelijke lastenbesparing?

Ministerie van BZK 07-01-2020
We willen in deze challenge onderzoeken hoe we de klanttevredenheid kunnen verhogen tegen dezelfde of lagere lasten. Lastenbesparing is in deze challenge geen doel op zich. Tevredenheid beïnvloedt de productiviteit positief.

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020
Worden de relevante medewerkers tevredenheidsonderzoeken gedeeld met deelnemers?

Ministerie van BZK 07-01-2020
Na gunning van de opdracht kunnen medewerkerstevredenheidsonderzoeken beschikbaar gesteld worden mits de betreffende organisaties hier mee akkoord gaan.

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020
Is de data van het woon-werk verkeer beschikbaar?

Ministerie van BZK 07-01-2020
Dat is nog niet te zeggen, we moeten nagaan of en hoe deze beschikbaar gesteld kunnen worden.

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020
Betekent een betere benutting ook een algemene daling van de bezetting?

Ministerie van BZK 07-01-2020
Niet per se, op de woensdag en vrijdag is toename van bezetting mogelijk zonder dat er piekdrukte ontstaat en de gemiddelde bezetting over de week heen stijgt.

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020
Moet de oplossing die beschreven is voldoen aan de doelgroep van 100.000.

Ministerie van BZK 07-01-2020
Bij voorkeur voor de gehele doelgroep, maar in ieder geval toepasbaar voor een substantieel deel van de rijkswerknemers

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020
Wat is de norm voor werkplekken?

Ministerie van BZK 07-01-2020
De norm is 0,7 werkplek per fte, bestaande uit 0,5 bureauwerkplek en 0,2 informele overlegplekken en is in de ‘Fysieke Werkomgeving Rijk’ vastgelegd. Dit is een werkplekconcept, met verschillende soorten werkplekken die bij verschillende soorten activiteiten (activiteitgerelateerd) passen.

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020
Is er domweg niet een product in de markt beschikbaar dat je kan kopen?

Ministerie van BZK 07-01-2020
Wij denken van niet.

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020
Wat worden de selectiecriteria?

Ministerie van BZK 08-01-2020
De selectiecriteria om te komen tot de selectie van de drie beste ideeën zijn opgenomen in de beschikbaar gestelde selectieleidraad.

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020
Wat is de focus van de challenge? a. gedragswijziging bij gebruikers? b. strategie voor optimale bezetting?

Ministerie van BZK 08-01-2020
Het is niet het een of het ander. Wij zoeken naar oplossingen die tegelijkertijd een positieve invloed hebben op het individu, het functioneren van de organisatie en een betere benutting van de kantoren. Zoals in de uitvraag omschreven staat willen we deze challenge wel specifiek op gedrag en cultuur richten.

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020
Gaat het om de pieken te verschuiven in de week?

Ministerie van BZK 08-01-2020
De piek verschuiven hoeft niet per se. Als de productiviteit en tevredenheid tijdens piekdrukte goed is hoeft de piek niet te verschuiven. Daarnaast zoeken we ook naar oplossingen voor betere benutting tijdens de daluren (bijvoorbeeld op vrijdag).

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020
Wat als de combinatie van twee deelnemers aan de challenge de ideale oplossing geeft? Is er dan een combinatie mogelijk van de twee?

Ministerie van BZK 08-01-2020
Bij het invullen van het UEA kan worden opgegeven of een startup zelfstandig deel wil nemen, als onderdeel van een combinatie of dat een startup onderaannemers wil inschakelen.

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 08-01-2020
Gaat het voor vijf maanden alleen om het plan van aanpak of is een pilot onderdeel van de vijf maanden?

Ministerie van BZK 08-01-2020
Zoals in de leidraad benoemd moet er in ieder geval een prototype worden uitgewerkt. Een pilot kan onderdeel uitmaken van aanpak.

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 08-01-2020
Hoe belangrijk is de ervaring die de start-up heeft met dit vraagstuk?

Ministerie van BZK 08-01-2020
Zie de beoordelingscriteria 2) en 3d) zoals opgenomen in de selectieleidraad.

Er zijn (nog) geen updates geplaatst.

Andere challenges

Alle Challenges

Mis nooit een challenge!