More efficient use of buildings by property sharing and nudging behavior.

Challenge info

000000
Dagen Uur Minuten

Deadline: 20 January 2020
Status: Deadline verlopen
Prijzen(geld): Max €25.000 | Programme

Share challenge

Max €25.000 | Programme

deadline verlopen

The government has the largest property portfolio within the Netherlands, but not all of them are used efficiently. Tuesdays and Thursdays are usually peak days at the offices, while there is a low occupancy on Wednesdays and Fridays and during vacations. Our challenge is to have a better distribution between office buildings and, in time, to prevent having to build new office buildings just for peak hours (not sustainable because extra material and energy is being used).

 

At the core of this issue is a set of diversified rules (each building/organization has its own security, IT and other polities) combined with the behavior of employees. How do you nudge them towards flexibility - so much so that they’re motivated to put it to optimal use, choosing their work environment on a day-to-day basis, tailored to their work, resulting  in a win-win for sustainability and happier employees?

 

What are we looking for?

A (new) startup for a solution to:

  • be able to share office buildings/working spaces
  • curve employees’ mindset/motivate and inspire them to work more efficiently/flexible (i.e. have them make a conscious choice each day when it comes to their workplace).
  • provides insights in influencing behavior (what (doesn’t) work)?

 

The solution has to:

  • deliver measurable results
  • not negatively influence employees or productivity
  • comply with the policies for security of government buildings (link further down)

If the solution is successful at a small scale (small group of employees), it could be upscaled afterwards. 

 

What are we not looking for?

  • No (technical) solutions focussed solely on the building itself (we’ve already covered the sustainability of the buildings)  - the focus should be on the employees’ behavior and company culture.
  • No technical solution to simply check available working spaces, such as sensors, data, software - we’ve tested those, but due to the technical complexity/non-user-friendliness, they were not being used. 


 

 

What can you win in the programme?

  • Max. €25.000,- , paid in appropriate payments
  • 5 months of co-creation program
  • Mentors and experts;
  • A workplace to work with our civil servants.
  • Access to the government network;
  • Promotion of the startup and possible media attention;

 

Your pitch, terms and conditions and selection criteria

 

Timeline

  • Thursday 21 november: Launch challenge
  • 12 december: Information meetup - register before 6th of december on: sign up
  • Questions until 2 january
  • Monday 20th of January 12.00: deadline for application (was the 17th of january 12.00)
  • Will be announced later: first selection
  • Will be announced later: live pitches

 

Questions

  • Questions about this challenge can be asked on the discussion page.
  • Questions and more explanation about the Startup in Residence InterGov programme you can ask and find on this page.

anoniem 27-12-2019reageer
Beste, ik las in de leidraad dat de vragen die gesteld zijn op 16 december uiterlijk op 19 december gepubliceerd worden maar bij de discussie pagina van de challenge zien we deze nog niet staan. Kunnen we deze alsnog binnenkort verwachten of staan ze op een andere plek?

Ministerie van BZK 10-01-2020reageer
De antwoorden zijn op dit moment allemaal te vinden op de discussiepagina. Dit betreft zowel de antwoorden op de vragen die tot 16 december zijn gesteld, alsmede de antwoorden op de vragen die in de periode 17 december tot en met 2 januari zijn gesteld.

Bjorn Groninger 03-01-2020reageer
Waar kan ik de vragen en antwoorden vinden van de vragen gesteld tot 16 december? Deze zouden uiterlijk 19 december 2019 gepubliceerd worden.

Ministerie van BZK 10-01-2020reageer
De antwoorden zijn op dit moment allemaal te vinden op de discussiepagina. Dit betreft zowel de antwoorden op de vragen die tot 16 december zijn gesteld, alsmede de antwoorden op de vragen die in de periode 17 december tot en met 2 januari zijn gesteld.

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020reageer
Wat weten jullie over de sociale aspecten? Bijvoorbeeld wat betekent beter?

Ministerie van BZK 07-01-2020reageer
Sociale aspecten kunnen gehaald worden uit diverse onderzoeken. Diverse belevingsonderzoeken zijn openbaar en medewerkerstevredenheids en klanttevredenheidsonderzoeken kijken of we die beschikbaar kunnen of een samenvatting van de sociale aspecten beschikbaar stellen. Beter betekent een hogere score op de betreffende indicatoren van deze onderzoeken.

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020reageer
In hoeverre speelt HR een rol?

Ministerie van BZK 07-01-2020reageer
HR speelt een rol, omdat gedrag en cultuur er mee samen hangen. Personeelsbeleid kan verschillen per organisatie, wel geldt voor de hele rijksdienst het Strategisch Personeelsbeleid Rijk 2025 geldt https://www.rijksoverheid.nl/documenten/rapporten/2018/06/01/strategisch-personeelsbeleid-rijk-2025

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020reageer
Is er een specifiek gebouw waar de challenge betrekking op heeft?

Ministerie van BZK 07-01-2020reageer
Nee, het vraagstuk speelt in principe in de hele kantoorvoorraad. Het is wel mogelijk om een pilot te doen in een nader te bepalen kantoor.

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020reageer
In hoeverre delen de overheid/ministeries elkaars gebouwen?

Ministerie van BZK 07-01-2020reageer
Verschillende organisaties zitten in één gebouw. In beginsel werken rijksmedewerkers voor hun eigen organisatie in het kantoor van hun organisatie. Deels worden verdiepingen gedeeld en kunnen rijksmedewerkers toegang krijgen tot de kantoren van andere ministeries. Daarnaast geldt er een verschillend toegangsbeleid per gebouw. De meeste rijksmedewerkers hebben een Rijkspas. Met deze Rijkspas zijn op drie manieren toegang te krijgen tot een gebouw: 1. Toegang tot de kantoren van de eigen organisatie (standaardinstelling van de Rijkpas); 2. Binnen zonder kloppen (Per kantoor toegang digitaal aanvragen en na aanvraag wordt toegang automatisch gehonoreerd); 3. Binnen met kloppen (Per kantoor toegang digitaal aanvragen met opgeven van contactpersoon (medewerker van betreffend ministerie). Deze contactpersoon moet toestemming geven.

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020reageer
In hoeverre zijn jullie bereid om kantoren buiten de overheidsinstanties te benutten?

Ministerie van BZK 07-01-2020reageer
Dat kan mits de kantoren voldoende kwaliteit en veiligheid bieden en de locatie in beginsel goed bereikbaar is met openbaar vervoer.

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020reageer
Hoe wordt de bezetting op dit moment gemeten? En op welk detail?

Ministerie van BZK 07-01-2020reageer
Er worden in kantoorpanden handmatige bezettingsgraadmetingen gedaan door een extern bedrijf. Afhankelijk van de behoefte worden die eens in de zoveel jaar uitgevoerd. Deze metingen worden gedurende twee weken gedaan elk uur tussen 9 en 17 uur. Hierbij wordt de bezetting van bureauwerkplekken, communicatieplekken en vergaderzalen gemeten en de soort activiteit geregistreerd.

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020reageer
In hoeverre is privacy een issue bij de medewerkers op het moment dat data gebruikt wordt bij een startup?

Ministerie van BZK 07-01-2020reageer
Ja, privacy is een issue. Alle voorgestelde oplossingen moeten voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming en een Privacy Impact Analyse voor worden gedaan.

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020reageer
Wie gaan de inzendingen beoordelen en wat is hun functie?

Ministerie van BZK 07-01-2020reageer
De samenstelling van de beoordelingscommissie bestaat in ieder geval uit de Innovatiemanager van Rijksvastgoedbedrijf en senior adviseur bedrijfsvoering van de directie Inkoop, Faciliteiten, Huisvesting Rijk van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties (beleidsmaker).

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020reageer
In hoeverre is er bereidheid het beveiligingsprotocol aan te passen ten behoeve van een duurzame bedrijfsvoering.

Ministerie van BZK 07-01-2020reageer
Het beveiligingsprotocol aanpassen is niet eenvoudig, maar willen we zeker overwegen zolang de te beschermen belangen voldoende beschermd blijven.

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020reageer
Speelt de drukte op de piekmomenten en hoe hierop in te spelen met design ook een rol in de beschrijving?

Ministerie van BZK 08-01-2020reageer
Als met de vraag bedoeld wordt of interieuroplossingen behoren tot de mogelijke oplossingen voor deze challenge, dan is het antwoord: ja, mits dit bijdraagt aan de beoogde doelen en binnen de gestelde condities kan worden aangeboden.

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020reageer
Is er een inventarisatie van alle beschikbare werkplekken, vergaderruimten en faciliteiten?

Ministerie van BZK 07-01-2020reageer
Er is niet één databestand waarin alle beschikbare werkplekken, vergaderruimten en faciliteiten in opgenomen zijn. Wel zijn er per locatie inventarisaties, maar die zijn wisselend in compleetheid en kwaliteit. Voor sommige panden is het raadplegen van meerdere systemen nodig.

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020reageer
In hoeverre is het mogelijk om thuis/op een ander ministerie/ergens anders te werken?

Ministerie van BZK 07-01-2020reageer
Dit verschilt per rijksonderdeel en per functie. Het varieert van overal kunnen werken tot alleen op kantoor kunnen werken. De meeste rijksmedewerkers hebben, via een internetwerkplek, toegang tot minimaal de standaardkantoorapplicaties, toegang tot bestanden en het rijksintranet.

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020reageer
Wat hebben jullie zelf al geprobeerd om dit probleem op te lossen?

Ministerie van BZK 07-01-2020reageer
Verspreid over de rijksdienst zijn incidenteel interventies gedaan, zoals het plannen van vaste managementoverleggen op de vrijdag, een “binnendag”, waar een hele afdeling geacht wordt op kantoor te zijn op de woensdag, of grotere bijeenkomsten / congressen op de woensdag of vrijdag.

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020reageer
Waarom wordt de vraag naar werkplekken groter?

Ministerie van BZK 07-01-2020reageer
De personele formatie is toegenomen en het aantal werkplekken is de afgelopen jaren flink gedaald waardoor de druk op werkplekken groter is geworden.

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020reageer
Waarom alleen de focus op tevredenheid en niet zo zeer op de mogelijke lastenbesparing?

Ministerie van BZK 07-01-2020reageer
We willen in deze challenge onderzoeken hoe we de klanttevredenheid kunnen verhogen tegen dezelfde of lagere lasten. Lastenbesparing is in deze challenge geen doel op zich. Tevredenheid beïnvloedt de productiviteit positief.

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020reageer
Worden de relevante medewerkers tevredenheidsonderzoeken gedeeld met deelnemers?

Ministerie van BZK 07-01-2020reageer
Na gunning van de opdracht kunnen medewerkerstevredenheidsonderzoeken beschikbaar gesteld worden mits de betreffende organisaties hier mee akkoord gaan.

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020reageer
Is de data van het woon-werk verkeer beschikbaar?

Ministerie van BZK 07-01-2020reageer
Dat is nog niet te zeggen, we moeten nagaan of en hoe deze beschikbaar gesteld kunnen worden.

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020reageer
Betekent een betere benutting ook een algemene daling van de bezetting?

Ministerie van BZK 07-01-2020reageer
Niet per se, op de woensdag en vrijdag is toename van bezetting mogelijk zonder dat er piekdrukte ontstaat en de gemiddelde bezetting over de week heen stijgt.

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020reageer
Moet de oplossing die beschreven is voldoen aan de doelgroep van 100.000.

Ministerie van BZK 07-01-2020reageer
Bij voorkeur voor de gehele doelgroep, maar in ieder geval toepasbaar voor een substantieel deel van de rijkswerknemers

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020reageer
Wat is de norm voor werkplekken?

Ministerie van BZK 07-01-2020reageer
De norm is 0,7 werkplek per fte, bestaande uit 0,5 bureauwerkplek en 0,2 informele overlegplekken en is in de ‘Fysieke Werkomgeving Rijk’ vastgelegd. Dit is een werkplekconcept, met verschillende soorten werkplekken die bij verschillende soorten activiteiten (activiteitgerelateerd) passen.

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020reageer
Is er domweg niet een product in de markt beschikbaar dat je kan kopen?

Ministerie van BZK 07-01-2020reageer
Wij denken van niet.

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020reageer
Wat worden de selectiecriteria?

Ministerie van BZK 08-01-2020reageer
De selectiecriteria om te komen tot de selectie van de drie beste ideeën zijn opgenomen in de beschikbaar gestelde selectieleidraad.

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020reageer
Wat is de focus van de challenge? a. gedragswijziging bij gebruikers? b. strategie voor optimale bezetting?

Ministerie van BZK 08-01-2020reageer
Het is niet het een of het ander. Wij zoeken naar oplossingen die tegelijkertijd een positieve invloed hebben op het individu, het functioneren van de organisatie en een betere benutting van de kantoren. Zoals in de uitvraag omschreven staat willen we deze challenge wel specifiek op gedrag en cultuur richten.

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020reageer
Gaat het om de pieken te verschuiven in de week?

Ministerie van BZK 08-01-2020reageer
De piek verschuiven hoeft niet per se. Als de productiviteit en tevredenheid tijdens piekdrukte goed is hoeft de piek niet te verschuiven. Daarnaast zoeken we ook naar oplossingen voor betere benutting tijdens de daluren (bijvoorbeeld op vrijdag).

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 07-01-2020reageer
Wat als de combinatie van twee deelnemers aan de challenge de ideale oplossing geeft? Is er dan een combinatie mogelijk van de twee?

Ministerie van BZK 08-01-2020reageer
Bij het invullen van het UEA kan worden opgegeven of een startup zelfstandig deel wil nemen, als onderdeel van een combinatie of dat een startup onderaannemers wil inschakelen.

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 08-01-2020reageer
Gaat het voor vijf maanden alleen om het plan van aanpak of is een pilot onderdeel van de vijf maanden?

Ministerie van BZK 08-01-2020reageer
Zoals in de leidraad benoemd moet er in ieder geval een prototype worden uitgewerkt. Een pilot kan onderdeel uitmaken van aanpak.

Vraag uit de Informatiebijeenkomst 08-01-2020reageer
Hoe belangrijk is de ervaring die de start-up heeft met dit vraagstuk?

Ministerie van BZK 08-01-2020reageer
Zie de beoordelingscriteria 2) en 3d) zoals opgenomen in de selectieleidraad.

Selectie bekend vrijdag 7 februari

01 February 2020

De bekendmaking van de selectie volgt vrijdag 7 februari.

Andere challenges

Alle Challenges

Schrijf je in voor de nieuwsbrief, mis nooit een challenge!