Met welke tools en hulpmiddelen kunnen we succesvolle conferenties in de samenleving organiseren die voldoen aan de RIVM-normen op het gebied van o.a. hygiëne en afstand (1.5 meter)?

Challenge info

000000
Dagen Uur Minuten

Deadline: 02 juli 2020
Status: Deadline verlopen
Prijzen(geld): Max. €25.000 | Programma | Kans op vervolgopdracht

Share challenge

Max. €25.000 | Programma | Kans op vervolgopdracht

deadline verlopen

Bij de rijksoverheid worden veel symposia, conferenties en evenementen georganiseerd. Althans, voordat de coronapandemie uitbrak en dit noodgedwongen werd stilgelegd. De bijeenkomsten vervullen een belangrijke rol, daarom starten we ze graag zo snel mogelijk weer op. Dat doen we uiteraard alleen zodra dat mag en rekeningen gehouden kan worden met de RIVM-eisen en voorschriften.

Voor grote bijeenkomsten is dat een forse uitdaging. (Deels) digitaal gaan ligt voor de hand, maar de waarde van de bijeenkomsten zit naast de inhoud ook met name in o.a. het (ongeplande) persoonlijke contact, netwerken en de inspirerende ambiance.

Wij verwachten dat het nog lang kan gaan duren voordat grote bijeenkomsten weer als vanouds mogelijk worden. Daarom zijn we op zoek naar oplossingen voor bijeenkomsten van meer dan 50 personen die zo veel mogelijk de voordelen van fysieke symposia, conferenties en evenementen behouden en wellicht zelfs versterken. Dat kan offline, online, of een mix zijn. Zolang het maar werkbaar is binnen de RIVM-normen op het gebied van o.a. hygiëne en afstand (1.5 meter).

 

Waar zijn we naar op zoek?

We zijn op zoek naar (deel)oplossingen voor het organiseren van symposia, conferenties en evenementen waarbij deelnemers het gevoel krijgen de voordelen te blijven ervaren van het fysieke bijeenkomen, zoals:

  • De ambiance die deelnemers stimuleert actief te participeren en rendement uit de bijeenkomst te halen;
  • Het luchtige netwerken in de wandelgangen, dat het mogelijk maakt op een spontane wijze relevante nieuwe contacten op te doen voor het professionele werk;
  • Het shoppen langs interessante informatiestands; 
  • De spontane mogelijkheden om inspiratie op te doen;
  • De gesprekken tussen deelnemers over het belang en de kwaliteit van de verschillende parallelsessies, c.q. sprekers presentatoren;
  • Het aanspreken van presentatoren, voor of na hun presentaties;
  • De verbindende gezelligheid van de afsluitende borrel;
  • Etc. 



Anders geformuleerd is onze vraag: Hoe kan de “klassieke” conferentie-beleving behouden blijven onder de RIVM-normen op het gebied van o.a. hygiëne en afstand (1.5 meter)? 

Ook in oplossingen die delen van de uitdaging kunnen oplossen zijn wij geïnteresseerd. Wel moeten ze dan uiteraard makkelijk te combineren en koppelen zijn.

Wij zijn op zoek naar partijen die flexibel zijn en samen met ons het ultieme product of dienst voor de rijksoverheid willen neerzetten. We zijn niet alleen op zoek naar een oplossing voor het ministerie van BZK, maar naar een oplossing die door de gehele overheid te gebruiken en/of in te zetten is. Denk dan aan andere ministeries, uitvoeringsorganisaties, gemeenten, provincies en waterschappen.

De overheid kent geen centraal eventbureau. Elke afdeling of team organiseert wanneer nodig zelf de events, vaak bijgestaan door een communicatieafdeling. Oplossingen moeten dus goed zelfstandig bruikbaar zijn, of ondersteund kunnen worden.
 

 

Waar zijn we niet naar op zoek?

We zijn niet op zoek naar uitsluitend technisch-digitale deeloplossingen, zoals softwarepakketten voor het organiseren van video conferenties. Dergelijke voorzieningen zijn reeds beschikbaar.
 


Wat is er te winnen?

  • Een innovatiebudget van maximaal €25,000.
  • De kans op een vervolgopdracht na het programma.
  • Een begeleidingstraject van 5 maanden waarin jullie zowel de oplossing als de onderneming naar een hoger niveau kunnen tillen. Meer informatie over het programma en de verschillende onderdelen, vind je op onze programma pagina.
  • Toegang tot het netwerk van de overheid.


Informatiebijeenkomst
We organiseren voor deze challenge een online informatiebijeenkomst op maandag 22 juni van 12:00-13:30. Aanmelden kan tot en met 19 juni 12.00. Aanmelden informatiebijeenkomst

Vragen
Vragen over de inhoud van deze challenge kan je hier stellen op de discussion page. Vragen over het programma en de aanmeldingsprocedure zijn te stellen en te vinden bij de Frequently Asked Questions (FAQ).


Inschrijven en selectiecriteria
Inschrijven doe je door middel van het indienen van een Proposal (hier). Deze mag niet langer zijn dan 6 A4 + 3 A4 bijlage (in hetzelfde document). Waar dit proposal verder aan moet voldoen en hoe hij wordt beoordeeld staat in de formele Offerteaanvraag (pdf download). Lees die goed door!

Stuur met je proposal ook een ingevuld UEA in (Uniform Europees Aanbestedingsdocument (docx download)). Sla deze op als pdf.
Bij deelname ga je ook akkoord met de Algemene Rijksvoorwaarden voor inkopen van diensten en opdrachten: ARVODI-2018 (pdf download).


De proposal mag in vrije vorm worden ingediend (presentatie/slide deck, briefvorm), maar moet als pdf-bestand (liggend of staand A4) worden geüpload (max. 30MB). 
Pitches in English are allowed.



Timeline
Een volledige timeline staat in de selectieleidraad. De belangrijkste momenten zijn als volgt:

  • Dinsdag 9 juni - Lancering challenge
  • Maandag 22 juni 12.00-13.30 - Informatie meetup - aanmelden kan tot vrijdag 19 juni 12.00
  • Dinsdag 23 juni - Deadline vragen stellen
  • Donderdag 2 juli, 17:00 - Deadline insturen aanmelding
  • Donderdag 9 juli - Eerste selectiebesluit
  • 15 - 17 juli - Pitchronde
  • Vrijdag 24 juli - Gunningsbesluit
  • Maandag 3 augustus - Start samenwerking
     


Achtergrondinformatie

Hieronder is een lijst van componenten weergeven waaruit dergelijk evenementen kunnen bestaan. Dit ter indicatie voor welke (combinatie) van aspecten er een oplossing gevonden kan worden.

Voorbeelden:

  • Plenaire bijeenkomsten met presentaties en paneldiscussies en interacties en discussies met de deelnemers in de zaal;
  • Parallelsessies in de vorm van:
    • Workshops om:
      • samen producten, instrumenten, concepten e.d. te ontwikkelen;
      • oplossingen voor problemen/uitdagingen te ontwikkelen;
      • kansen te identificeren ter verbetering van het functioneren van de overheid;
      • deelnemers te trainen/vormen in welke vorm dan ook;
    • Presentaties om kennis over te dragen en de discussie te voeren;
    • Debatten;
  • Kennis- en informatiemarkten;
  • Expertise-corners waar deelnemers zich in een persoonlijk gesprek met een expert over een vraagstuk kunnen laten informeren/bijpraten;
  • Informele ontmoetingsplaatsen voor deelnemers onderling en deelnemers met presentatoren/workshopbegeleiders/panelleden e.d. elkaar kunnen treffen om te netwerken of bij te praten;
  • Toneel/cabaret gericht op het thema van het evenement.
     
Vragen kan je stellen tot 23 juni 2020, 17.00 uur. Wacht niet tot het laatste moment!

anoniem 17-06-2020reageer
Welke definitie van een start-up wordt gehanteerd?

Ministerie van BZK 22-06-2020reageer
Beste, We hebben geen vaste omschrijving van een StartUp. Wel denken wij aan beginnende ondernemingen. Maar omdat het om de oplossing gaat, sluiten wij geen bedrijven/organisaties uit. Dus ook het MKB en bedrijven die reeds langer bestaan, kunnen hun oplossingen inleveren. Ik hoop je hiermee voldoende informatie te hebben gegeven. Mvg, Matthijs Smildiger

Martin Pronk 22-06-2020reageer
Hoe hard is het criterium start-up? Ervaring op dit gebied en de kwaliteit van de oplossing is toch belangrijker dan hoe lang je bedrijf bestaat?

Ministerie van BZK 22-06-2020reageer
Beste Martin, We hebben geen vaste omschrijving van een StartUp. Wel denken wij aan beginnende ondernemingen. Maar omdat het om de oplossing gaat, sluiten wij geen bedrijven/organisaties uit. Dus ook het MKB en bedrijven die reeds langer bestaan, kunnen hun oplossingen inleveren. Ik hoop je hiermee voldoende informatie te hebben gegeven. Mvg, Matthijs Smildiger

anoniem 23-06-2020reageer
zijn de organisatoren op de hoogte van bestaande oplossingen? en zo ja: hebben zij deze ook gebruikt?

Ministerie van BZK 23-06-2020reageer
de online applicaties, zoals Webex meetings of Zoom zijn bekend. Hiervan is echter gebleken dat zij niet voldoen aan dat wat er gezocht wordt, namelijk; de sfeer die zo'n bijeenkomst heeft, het netwerken en gezamenlijk een workshop volgen om met en van elkaar te leren.

anoniem 23-06-2020reageer
is de doelstelling om vooral virtueel bijeenkomsten leuker te maken of echt op locatie? (waar zit voornamelijk de focus)

Ministerie van BZK 23-06-2020reageer
het belangrijkste is dat de doelstellingen van een bijeenkomst, zoals de sfeer, het netwerken en leren met en van elkaar gevoeld wordt door de deelnemers, of dat nu virtueel op locatie of een combinatie van beide.

anoniem 23-06-2020reageer
zijn jullie op zoek naar een one-size-fits-all oplossing? Want eigenlijk bestaat dat niet, aangezien ieder event een eigen doel heeft, en een daarbij unieke invulling

Ministerie van BZK 23-06-2020reageer
wij zoeken niet naar een one-size-fits-all oplossing. De evenementen, bijeenkomsten en conferenties die georganiseerd worden door de (Rijks)overheid zijn zeer verschillend. Daarnaast willen wij een oplossing die ook voor andere overheden, zoals uitvoeringsorganisaties, gemeentes, provincies en waterschappen te gebruiken is. Te denken valt aan een modulaire aanpak waarbij men zelf kiest wat voor het betreffende organisatie van toepassing is.

anoniem 23-06-2020reageer
Zijn de evenementen waar de oplossing voor gezocht wordt met name nationaal of internationaal? En zijn het met name eendaagse of meerdaagse evenementen?

Ministerie van BZK 23-06-2020reageer
De focus ligt vooral op nationaal. Dit betekent niet dat de oplossing niet interessant kan zijn voor internationale evenementen. Het gaat hier om alle soorten evenementen, zowel eendaagse als meerdaagse evenementen.

Marloes van den Heuvel 23-06-2020reageer
Aan de hand van de hoofdvraag hoe een conferentie-beleving behouden kan blijven onder RIVM-normen hebben we begrepen dat jullie op zoek zijn naar een complete oplossing voor het neerzetten van een evenement in de 1,5 meter maatschappij. Een blueprint van een evenement als het ware. Klopt dit? Of zijn jullie alleen op zoek naar innovatieve deeloplossingen die een oplossing bieden voor netwerken in de 1,5 meter samenleving.

Ministerie van BZK 24-06-2020reageer
Wij zijn op zoek naar een oplossing die voldoet aan de doelstellingen van de verschillende evenementen, denk aan de sfeer, het netwerken, en het met en van elkaar leren. Het gaat om de hele beleving van een evenement, niet alleen een oplossing voor het netwerken binnen de 1,5 meter samenleving.

Marloes van den Heuvel 23-06-2020reageer
In challenge wordt gesproken over een innovatiebudget van €25.000,-. In de officiële offerteaanvraag wordt gesproken over een budget van €25.000,- voor de ontwikkeling en een maximaal budget van €139.000,-. Hoe kunnen we dit interpreteren? Is de €25.000,- voor de uitwerking van het plan en is de €139.000,- gekoppeld aan de implementatie op een daadwerkelijk evenement bovenop het huidige budget van dat evenement? En hoe verhoudt dat zich tot de eis dat de inzending het budget van €25.000,- niet mag overschrijden?

Ministerie van BZK 24-06-2020reageer
Voor de ontwikkeling van de oplossing dien je de genoemde € 25.000,00 aan te houden. Voor de realisatie van de oplossing (uitwerken van de oplossing en een werkend model opleveren) is het resterende budget beschikbaar, tot € 139.000,- (139k – 25k = 114k).

Marloes van den Heuvel 23-06-2020reageer
Het plan mag niet meer dan 6 pagina's (plus 3 pagina's bijlage) bevatten. Er wordt ook benoemd dat per gunningscriterium 2 pagina's gebruikt mogen worden. Moet dit laatste strak aangehouden worden (en behoort een inleiding dan bij de 2 pagina's van "De oplossing heeft impact")? Of mogen we de indeling en verdeling van de pagina's iets meer naar eigen inzicht invullen als deze de 6 pagina's maar niet overschrijd?

Ministerie van BZK 24-06-2020reageer
Nee, u dient zich te houden aan hoe de verdeling is voorgeschreven. Dus ook de inleiding zal kort en bondig geformuleerd moeten zijn zodat het, tezamen met de bondige beschrijving van het gunningcriterium, binnen de 2 pagina’s valt. Gebruik de bijlagen voor leesbare(!) overzichten, modellen, plaatsjes, planningen, afbeeldingen, voorbeelden e.d.

anoniem 23-06-2020reageer
Is er bekend hoeveel events er gegeven worden door de overheid? Is er data om een case op te berekenen op basis van events en deelnemers aantallen?

Ministerie van BZK 23-06-2020reageer
er is geen overkoepelende organisatie binnen de Rijksoverheid, elke organisatie organiseert dit zelf. Dit soort data is dus niet beschikbaar.

anoniem 23-06-2020reageer
Het succes van een evenement, zowel on- als offline, hangt voor een belangrijk deel af van het voor- en natraject. Denk aan het bouwen van een communicatie, programmering etc. Vinden de organisatoren dit onderdeel belangrijk of ligt de focus op het evenement zelf?

Ministerie van BZK 23-06-2020reageer
Het voor en na-traject wordt intern georganiseerd. De focus ligt echt op het evenement zelf.

anoniem 23-06-2020reageer
wat is het maximale aantal deelnemers van een event?

Ministerie van BZK 23-06-2020reageer
Er is geen maximum te benoemen. Er vinden evenementen plaats voor 50 man tot 2000 man.

anoniem 23-06-2020reageer
In de offerte aanvraag wordt gevraagd naar een concrete prijsopbouw, gedetailleerd en verifieerbaar. Hoe zouden jullie dit willen zien, aangezien het moet gelden voor internationaal/nationaal, meerdaags/eendaags, terugkerend/eenmalig, 50/100/500/1000 deelnemers. Oftewel als de vraag zo breed en divers is hoe willen jullie dit in een concrete prijsopbouw terugzien?

Ministerie van BZK 23-06-2020reageer
Er is geen 1 standaard hierin. Elk evenement heeft zijn eigen budget, van heel klein tot heel groot. Het gaat meer om de vorm van een evenement, en het behalen van de doelstellingen, dan de grootte of het budget. Het is aan de creativiteit van de startup hoe hier mee om te gaan.

Er zijn (nog) geen updates geplaatst.

Andere challenges

Alle Challenges

Schrijf je in voor de nieuwsbrief, mis nooit een challenge!